Intelligent Quality

Ihre QM-Software für das Gesundheitswesen

Fünf Module in einer Software,
um Ihr QM-System effektiv und effizient zu steuern

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Dokumentenmanagement

Dokumente zeitsparend gestalten und archivieren

Unser Dokumentenmanagement (DMS) gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Mitarbeiter stets über die aktuelle und relevanten Dokumente informiert werden und anhand dieser arbeiten können.

Sinn und Zweck einer strukturierten QM-Dokumentation besteht darin, Mitarbeitern die Information zur Verfügung zu stellen, die im Arbeitsablauf benötigt werden. Die Gliederung im IQ erfolgt mittels einer übersichtlichen und hierarchischen Baumstruktur. Diese können Sie selber festlegen, die Ebene der Untis (erste Ordnerebene) wird alphabetisch dargestellt und die Unterordner sind individuell gestaltbar. Darüber hinaus können Sie festlegen, welche Zugriffsrechte (Leserechte) der jeweilige Mitarbeiter hat. Hierfür können Sie Ordner als Privat kennzeichnen und speziellen Mitarbeitern Leseberechtigungen erteilen. Für die übrigen Benutzer sind die Inhalte und der Ordner selber nicht sichtbar. Außerdem steht jedem Mitarbeiter ein eigener Favoriten-Ordner zur Verfügung, indem die gängigsten und wichtigsten Dokumente abgelegt werden können.
Damit Dokumente im IQ für alle Mitarbeiter ersichtlich sind, werden diese mit einem definierten Workflow erstellt. Hierfür greift der Ersteller bspw. auf einrichtungsspezifische Vorlagen zurück und erstellt somit seine Dokumente. Dieses kann von einem oder von mehreren Erstellern vorgenommen werden. Danach wird das Dokument von einem oder mehreren Prüfern kontrolliert. Diese haben nun die Möglichkeit, dass Dokument freizugeben oder bei Bearbeitungsbedarf zurück an den Ersteller zu senden. Nach erfolgreicher Prüfung gelangt das Dokument zum Freigeber, dieser kontrolliert das Dokument nochmals entsprechend. Wenn es dann freigegeben wird, ist es für die User im IQ ersichtlich.
Somit stellen Sie sicher, dass nur Dokumenten in Ihrer Einrichtung eingesetzt werden, die auch wirklich von mehreren Personen kontrolliert wurden und somit auch eine Bindung für die Mitarbeiter besteht.

Fehler und Beschwerden

Erstellen Sie eine Übersicht von Fehlern, Beinaheschäden und Beschwerden

Unser Fehler- und Beschwerdemodul unterstützt Sie dabei, Ihre internen Anforderungen und z. B. die des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) einzuhalten.

Beschwerden werden von der Aufnahme bis zur Abarbeitung strukturiert dokumentiert und somit kundenorientiert bearbeitet. Sie können Statistiken ziehen und die Beschwerden bspw. nach Standorten und Abteilungen filtern. Des Weiteren können Sie u. a. auch die Beschwerdebriefe digital anfügen.

Fehler und Beinahheschäden können anonymisiert erhoben und in einer Übersicht dargestellt und bearbeitet werden, um somit ein erneutes Auftreten zu vermeiden. Somit beugen Sie einem möglichen Patientenschaden effektiv vor.

Die oberste Leitung ist mit Hilfe des Statistikmoduls immer auf dem aktuellen Stand der Bearbeitung und kann dementsprechend die Managementstrategie ausrichten.

Geräteverwaltung

Verwalten Sie Ihr Gerätebestandverzeichnis

Gefordert durch den Gesetzgeber verwalten Sie durch dieses Modul Ihr Gerätebestandsverzeichnis der Medizinprodukte-Betreiberverordnung. Durch individuelle Einstellmöglichkeiten der Widervorlage für die anstehenden Serviceintervalle wie sicherheitstechnische und messtechnische Kontrollen und Wartungsarbeiten erinnert die Software Sie durch eine Kalenderfunktion. Zu jedem angelegten Gerät können alle relevanten Dokumente hochgeladen werden.
Darüber hinaus können Sie Personen, die vom Hersteller in das Gerät eingewiesen wurden, hinterlegen. Dieser kann dann die weiteren Mitarbeiter in die Funktion des Gerätes einweisen. Diese Soll-Mitarbeiter erhalten von der Software via Mail und Ampelsystem automatisch eine Nachricht, dass Sie eine Einweisung in das Gerät erhalten sollen. Nach erfolgter Einweisung bestätigt der Geräteverantwortliche mit der Kalenderfunktion die getätigte Einweisung der Mitarbeiter. Auch hier unterstützt Sie die Tablet-Funktion, mit der die Einweisung digital gespeichert und dem Gerät zugeordnet wird. Somit entfällt ein Übertragen der Daten in eine separate Datenbank und es wird Übertragungsfehlern vorgebeugt.

Fortbildungen & Seminare

Verwalten und steuern Sie den Weiterbildungsstatus

Dokumentieren Sie zusätzliche Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter aus Seminaren und Fortbildungen und werten Sie diese im Statistikteil aus. Hinterlegen Sie Fortbildungsintervalle für Pflichtfortbildungen inkl. automatischer Erinnerungs- und Eskalationsfunktion. Somit können Sie Ihre kompletten innerbetrieblichen Fortbildungen abbilden und statistisch tagesaktuell auswerten. Des Weiteren können Sie ihren Fortbildungsplan prospektiv erstellen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
Dank Tablet-Funktion generieren Sie die Teilnehmerliste einer Fortbildung ohne Medienbruch und hängen diese automatisch als PDF-Datei an die Fortbildung. Die Schulung kann durch interne oder externe Dozenten erfolgen. Die externen Dozenten erhalten nur für die Zeit der Fortbildung einen Zugang mit individuellem Zugangscode für das System und können ausschließlich auf die Teilnehmerliste zugreifen. Alle Teilnehmer bestätigen die Teilnahme per Unterschrift auf dem Tablet. Nach erfolgter Schulung bestätigt das System die Teilnahme für die unterzeichneten Teilnehmer automatisch. Somit sparen Sie hier deutlich an Zeit ein, da keine Listen umständlich in eine Statistik überführt werden müssen. Des Weiteren beugen Sie Übertragungsfehler vor.

Maßnahmen

Mit einem Modul steuern Sie sämtliche Maßnahmen

In diesem Modul werden jegliche Maßnahmen aus allen Modulen in einer zentralen Maßnahmenübersicht zusammengeführt und dargestellt. Darüber hinaus können Sie individuelle Maßnahmen erstellen und somit Ihr internes Projektmanagement steuern.

Im Maßnahmenmodul verwalten Sie die Maßnahmen aus allen Modulen einheitlich und auf den jeweiligen User abgestimmt. Als weitere Möglichkeit können Sie auch individuelle Maßnahmen erstellen, z.B. um auf Teambesprechungen oder auf eine behördliche Begehung zu reagieren und die entsprechenden Mitarbeiter in Kenntnis zu setzen. Dabei werden u. a. die Herkunft, eine Überschrift, der Standort und die Unit in der diese Maßnahme Gültigkeit hat, vermerkt. Um zu gewährleisten, dass die Maßnahme zeitnah abgearbeitet wird, setzen Sie einen Zieltermin und weisen die Maßnahme den entsprechenden Mitarbeitern zu. Des Weitern hängen Sie der Maßnahme zusätzlich externe Dokumente an wie z.B. des Begehungsprotokoll oder Bilder.

Laden Sie uns gerne auch zu einer unverbindlichen und für Sie kostenlosen Präsentation von unserer QM-Software bei Ihnen ein.